این روزها برخلاف گذشته، بسیاری از شرکت‌ها تمایل به استخدام نیروهای دورکاری دارند که امکان کار در منزل را داشته باشند، چراکه دورکاری و کار آنلاین سبب صرفه‌جویی در هزینه‌های کارآفرینی میشود. گاه برخی کارآفرینان خلاق بدون نیاز به تاسیس شرکت افراد بسیاری را مشغول به کار می‌کنند. در واقع، بستر پیشرفته‌ای که سرویس‌های اینترنتی به وجود آورده‌اند، به صاحبان مشاغل فرصت می‌دهد که با استفاده از ابزارهای دورکاری و بدون نیاز به رفت‌وآمدهای غیرضرور، تیم‌های دورکاری بزرگی را گرد هم آورند.

این افراد که اصطلاحاً فریلنسر نامیده می‌شوند، با به‌کارگیری نرم ‌افزارهای دورکاری و آنلاین، عمده فعالیت‌های حرفه‌ای خود را انجام می‌دهند. در طول مقاله پیش‌رو، شما را با مفاهیمی به نام دورکاری و ابزارهای مناسب در این راستا آشنا می‌کنیم. با مطالعه موضوعات زیر ما را همراهی کنید:

چرایی و چگونگی کار در منزل

انواع دورکاری

معرفی ابزارهای دورکاری مفید

کار در منزل یا دورکاری؛ چرا و چگونه؟

اگرچه دورکاری در سالیان گذشته با اقبال مناسبی روبه‌رو بوده ‌است، طی ماه‌های اخیر این روند به علت گسترش ویروس کرونا شدت بیشتری نیز گرفته ‌است. در واقع، کار در منزل یا دورکاری به صاحبان برخی مشاغل امکان داده ‌است تا بدون ایجاد وقفه به کار خود ادامه دهند. این در حالی است که بسیاری از کسب‌وکارها مجبور به تعطیلی‌های چند ماهه شدند و ضررهای اقتصادی هنگفتی به بدنه اقتصادی کشورها وارد شد.

گفتنی است که امکان دورکاری برای تمامی مشاغل وجود ندارد. تنها افرادی قادر به انجام امور به‌صورت دورکاری هستند که قادر باشند از ابزارهای دورکاری و کار آنلاین بهره‌ ببرند و مشاغل آن‌ها چنین قابلیتی را داشته باشد. سوالی که مطرح میشود این است که دورکاری چند نوع است و هر یک چه ویژگیهایی دارد؟

انواع دورکاری یا کار در منزل

معمولا دورکاری به‌صورت آنلاین و آفلاین انجام میشود و افراد با توجه به شرایط و نوع همکاری خود با صاحبان مشاغل به یکی از آن‌ها مشغول می‌شوند.

1. گاه خانه به محل کار دائمی تبدیل می‌شود و فرد نوع همکاری خود را براساس خدمات متنوع و کارفرمایان متفاوت انجام می‌دهد. این افراد را فریلنسرهای مستقل می‌نامند.

2. برخی دورکاری‌ها به‌صورت جابجایی بین چند محل کار، دفتر یا خانه انجام می‌شود و فرد مجبور است که دائماً بین این نقاط در رفت‌وآمد باشد. به این شکل از کار در منزل، چندجائی گفته می‌شود.

3. نمونه‌ای که این‌ روزها و به علت شیوع کرونا بیشتر رواج یافته ‌است، به خانه‌کاری شهرت دارد. در چنین شرایطی، فرد تنها برای یک کارفرما و طبق پروتکل‌های ویژه همان شرکت فعالیت می‌کند. در واقع، تمام فعالیت‌های کاری وی در قالب خانه ماندن انجام می‌شود.

4. برخی کارها دارای ماهیت سیار هستند و فرد مجبور به جابجایی بین محیط‌هایی است تا بتواند با مشتریان سروکار داشته باشد. ماهیت کاری بسیاری از بازاریابان یا بازرسان به‌این شکل است.

این روزها دورکاری به‌صورت فریلسنر یا خانه‌کاری رواج بیشتری دارد. در این میان، وجود ابزارهای دورکاری به‌صورت آنلاین یا آفلاین به افراد کمک می‌کند که دسترسی سریع‌تر و آسان‌تری به منابع اطلاعات داشته باشند و راندمان کاری نیز به‌شدت افزایش یابد. در ادامه، برخی از ابزارهای دورکاری را معرفی خواهیم کرد.

دسته‌بندی ابزارهای دورکاری

معمولا کار در منزل یا هوم آفیس با چالش‌های بسیاری برای فریلنسرها و کارفرمایان همراه است که با بهره‌گیری از بسیاری از ابزارهای دورکاری قابل حل هستند. این ابزارها شامل برخی امکانات و نرم‌افزارهای دورکاری هستند که عمدتاً با کمک تکنولوژی روز خدمات آنلاین ارائه میدهند. در این مقاله، به تشریح 10 ابزار آنلاین مناسب کار در منزل می‌پردازیم.

1. ابزارهای ارتباط تیمی

یکی از مشکلات کار در منزل که ذهن صاحبان مشاغل مختلف را به خود مشغول کرده‌ است، نحوه ارتباط‌گیری اشخاص با سایر اعضای تیم است. در بسیاری از مواقع، افراد باید نقش خود را به‌عنوان بخشی از یک تیم کوچک یا بزرگ به‌خوبی ایفا کنند.

برنامه‌های چت‌ گروهی همچون Slack، Zapier و انواع پیام‌رسان‌های داخلی و خارجی برای این امر بسیار مناسب هستند. مهم‌ترین اقدام جهت انجام دورکاری باکیفیت، برقراری ارتباط آنلاین و در لحظه است که از طریق این ابزارها قابلانجام میشود.

2. مدیریت پروژه‌ها

عمده فعالیت‌های تیمی نیازمند نقل‌وانتقال فایل‌هاست. اگرچه جابجایی اطلاعات از طریق ایمیل امکان‌پذیر است، وقت بسیاری را از افراد می‌گیرد و سرعت کار تیمی را به‌شدت کاهش می‌دهد. بسیاری از نرم ‌افزارهای دورکاری که به مدیریت پروژه‌ها اختصاص یافته‌اند عبارتند از:

• Trello
• ProofHub
• Basecamp
• Instagantt

کار با این نرم‌افزارها در عین سادگی، باعث افزایش سرعت کار تیمی می‌شود و جابجایی فایل‌ها را به‌صورت آنلاین و سریع امکانپذیر میسازد.

3. ذخیره‌سازی ابری

گاه اطلاعات به‌‌اندازه‌ای حجیم هستند که ارسال آن‌ها از شیوه‌های مختلف همچون ایمیل یا ارسال در نرم‌افزار مدیریت پروژه به‌سختی انجام می‌شود. در چنین شرایطی، به‌کارگیری یک فضای ابری مشترک بسیار سودمند است. این فضای ابری به ذخیره‌سازی اسناد، اطلاعات و اسلایدها کمک می‌کند.

Google Drive، DropBox و بسیاری از ذخیره‌سازهای ابری از جمله ابزارهای دورکاری هستند که هوم آفیس و مدیریت کار در منزل را آسان می‌کنند. در این‌صورت، تمام اعضای تیم در هر زمان و مکان قابلیت دسترسی به تمام اطلاعات موردنیاز را خواهند داشت.

4. ابزارهای سنجش بهره‌وری

برخی نرم افزارهای دورکاری این امکان را به صاحبان مشاغل می‌دهند که وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه پرسنل خود را تنظیم کنند. اختصاص پروژه‌های مختلف و تنظیم زمان پایان برای آن‌ها، ایجاد یادآوری‌ جهت انجام به‌موقع کارها و بسیاری قابلیت‌های دیگر این نوع نرم‌افزارها، به افزایش بهره‌وری و بهبود فعالیت‌های فریلنسرها کمک شایانی کرده ‌است.

همچنین، امکان دریافت نمودارهای میزان بهره‌وری هر یک از اعضای مجموعه را نیز فراهم میکند. Todoist،Blink و Krisp از جمله این نرم ‌افزارهای دورکاری هستند.

5. مدیریت زمان

مدیریت زمان در کار گروهی مخصوصاً اگر برخی یا تمام اعضای تیم فریلنسر باشند، یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها محسوب می‌شود.

نرم‌افزار Kickidler، TeamWork، HubStaff و TimeDoctor از جمله برنامه‌های آنلاین و مفیدی هستند که اعضای دورکار و کارفرمایان را در مدیریت وقت یاری می‌کنند. نظارت بر کار، صورت‌حساب‌های آنلاین، برنامه‌ریزی پروژه‌ها، برنامه‌های افزایش دستمزد، ردیابی انجام فعالیت‌ها، تجزیه ‌و تحلیل عملکرد کارکنان و غیره از جمله قابلیت‌هایی است که با به‌کارگیری این نرمافزارها به آنها دست مییابید.

6. اشتراک‌گذاری صفحات و برقراری تماس

دورکاری و عدم دسترسی حضوری سبب می‌شود که گاه اعضای تیم با مشکلاتی مواجه شوند که از طریق گفتگو قابل حل نخواهد بود. در چنین شرایطی، اشتراک صفحه نمایشگر با دیگر اعضای تیم و همفکری، کمک شایانی در حل این اختلال خواهد کرد.

Appear.in، Zoom، Nextiva و Slack از مهم‌ترین برنامه‌های کاربردی در این زمینه محسوب می‌شوند. همچنین این نرم‌افزارها قابلیت ضبط صفحه را در اختیار کاربر قرار می‌دهند. برنامه Zapier نیز از جمله مشهورترین نرم‌افزارها در این حوزه است که سرعت بالایی دارد.

7. کنفرانس و تماس‌های ویدئویی

اگرچه ارتباطات متنی و صوتی به‌صورت آنلاین باعث هماهنگی مناسبی بین اعضای تیم می‌شود، دورکاری آنلاین فرصت ارتباطات چهره به چهره را کمتر کرده ‌است. وجود برنامه‌هایی جهت برقراری تماس یا کنفراس‌های ویدئویی، سبب مدیریت بهتر کارها توسط کارفرمایان می‌شود. از جمله ابزارهای دورکاری جهت ارتباط‌گیری تصویری با سایر اعضای تیم عبارت است از:

• Zoom
• Google Meet
• Skype
• GoToMeeting
• Appear.in

8. گزارش‌دهی

در شرایطی که طی آن فریلنسرها امکان گزارش‌دهی فعالیت‌های روزانه خود را داشته باشند، بازدهی افزایش خواهد داشت. در واقع، دریافت وظایف و در ازای آن ارائه گزارش‌های روزانه یا هفتگی، علاوه بر منظم‌کردن کارها، باعث می‌شود که افراد در دوره دورکاری هم‌گام با سایر اعضای تیم پیشرفت کرده و مسئولیت‌های خود را جدی بگیرند.

نرم‌افزار حرفه‌ای همچون iDoneThis به کارفرمایان این امکان را می‌دهد که به‌صورت روزانه تمام امور انجام شده را بررسی کنند. افراد موظف هستند که در پایان هر روز کاری، گزارش‌های خود را به‌دقت وارد کنند.

9. مدیریت فایل‌ها

گاه برخی مشاغل دارای اطلاعات و داده‌هایی دسته‌بندیشده‌ای هستند که باید به‌صورت منظم و دقیق در اختیار همه اعضای تیم قرار بگیرد. مدیریت فایل‌ها در شرایط دورکاری یا هوم آفیس ممکن ‌است کمی سخت به‌نظر آید؛ اما وجود ابزارهای دورکاری همچون Googel Drive باعث می‌شود که این امر به آسان‌ترین و بهینه‌ترین حالت ممکن انجام شود.

همچنین نرم‌افزارهایی مانند DropBox و Box نیز با قابلیت‌های فراوان، در خدمت مشاغل کوچک و بزرگ قرار گرفته‌اند. این ابزارهای مفید سبب شده ‌است که کار در منزل حتی در ابعاد جهانی نیز میسر شود. برخی شرکت‌ها، هزاران نیروی کارآمد از سراسر جهان را در چنین فضاهای آنلاینی گرد هم آورده و بالاترین بهره‌وری را از آن خود کردهاند.

10. یادداشت برداری

گاهی یادداشت‌های تیمی تنها یک یادداشت ساده نیستند و نکات مهمی را به دیگر اعضای تیم گوشزد می‌کنند. نگارش یادداشت‌های سودمند و امکان سازمان‌دهی و ذخیره‌سازی آن‌ها نیازمند نرم‌افزارهای قدرتمند و آنلاینی نظیر Evernote و OneNote است. این ابزارهای دورکاری، تمام اطلاعات وارد شده را همگام‌سازی می‌کنند و آن را در اختیار تمام اعضای تیم قرار می‌دهند.

در واقع، همه اعضای تیم، یک میزکار حرفه‌ای، آنلاین و پر از یادداشت‌ دارند که تمام ایده‌های موردنیاز را به‌ آن‌ها یادآوری می‌کند.

سایر ابزارهای کار در منزل

علاوه بر ابزارهای دورکاری که در بالا بدانها اشاره شد، نرم‌افزارهای مفید بسیاری نیز وجود دارند که کار را برای فریلنسرها و دورکاری آنلاین آسان کرده‌اند. برخی دیگر از مهم‌ترین نرم‌افزارهای کارآمد در این راستا عبارتند از:• مدیریت دسکتاپ از راه دور در Remote Desktop، TeamViewer • بسته‌های نرم‌افزاری مانند بسته کامل مایکروسافت آفیس شامل نرم‌افزارهای Word، Excel، PowerPoint، OneNote و غیره • ابزارهای امنیتی جهت رمزگذاری پرونده‌ها و سایر اطلاعات همچون BitLocker • پشتیبان‌گیری دادهها با برنامه Backblaze و مانند آن

سخن آخر!

این روزها کار در منزل بسیار رواج یافته ‌است و افراد فراوانی با نام فریلنسر و در حوزه‌های متنوع خانه را به محل کار خود تبدیل کرده‌اند. در واقع، شما با در اختیار داشتن ابزارهای دورکاری، نیازی به خروج از منزل و صرف هزینه‌ مازاد نخواهید داشت. این نرم‌افزارهای مفید که هوم آفیس را آسان کرده‌اند، از جنبه‌های مختلفی به‌کار گرفته می‌شوند.

مدیریت پروژه، فایل و زمان، بسته‌های نرم‌افزاری، امکان برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم از روش‌های متنی، تصویری و صوتی، سنجش بهره‌وری اعضا، گزارش‌دهی‌ روزانه، اشتراک‌گذاری صفحات و غیره با ابزارها و نرم‌افزارهای خاصی ممکن شده‌‌اند. معرفی، شناخت و به‌کارگیری این ابزارهای سودمند به افزایش راندمان کاری حتی در شرایط دورکاری نیز کمک کرده است.